Aún cuando el tema de la comunicación fue tratado anteriormente, es necesario abordarlo aquí, desde la perspectiva organizacional. La comunicación empresarial descansa sobre tres conceptos fundamentales: Organización, información y comunicación.
El concepto de Organización como sinónimo de empresa
Organización de una empresa: Se considera organización el proceso mediante el cual se logra coordinar el trabajo de grupos de funcionarios junto con los recursos y elementos necesarios para desarrollar eficazmente las actividades de una empresa.
Organización formal: Es la organización oficial en la que se establecen claramente objetivos, metas y relaciones donde cada grupo de empleados tienen establecidas sus funciones.
Organización: Es Seleccionar y agrupar sus actividades. Determinar a cada grupo funciones específicas. Asignar a cada grupo administradores que supervisen, coordinen y respondan por el trabajo. Cambiar e intercambiar las actividades de los grupos.
La información:
"Surge como el antídoto contra la incertidumbre" Esto significa que en primer lugar, debe haber unos patrones establecidos para generar información en situaciones perfectamente estructuradas y predecibles y además, la intención de reducir efectivamente esos niveles de incertidumbre, mediante la información. Son ideas muy relacionadas pero diametralmente opuestas. A medida que la información aumenta los niveles de incertidumbre disminuyen y viceversa.
La comunicación:
Toda información no necesariamente contiene un valor comunicativo, pero toda comunicación si contiene información. Para que exista comunicación la información debe ser traducida a un código simbólico común para las partes comprometidas, así como las asociaciones entre los símbolos y sus referentes deben ser compartidas.
Los referentes nombrados por los símbolos son los objetos o situaciones dadas, los acontecimientos, las personas, sentimientos reales formados por el significante que es el objeto en sí y el significado que es la representación mental.
Cuando las personas comprometidas en el proceso comunicativo realizan asociaciones similares entre los elementos del símbolo, tendrán mayor éxito en su comunicación, pero cuando estas asociaciones difieren, la comunicación pierde efectividad.
Cada persona interpreta un evento de manera diferente y selecciona los estímulos más compatibles con su personalidad, sus experiencias, modo de vida, conocimientos y expectativas, debido a que los significados están en las personas y no en los mensajes. En este orden de ¡deas, las palabras por sí mismas carecen de significados y más bien estos le son asignados por las personas.
La comunicación es información, porque además de reducir los niveles de incertidumbre para el futuro, permite desarrollar perspectivas respecto a la manera como debemos comportarnos socialmente. La comunicación es más específica que la información porque precisa patrones comunes para expresarse con símbolos compartidos, fácilmente identificables y que posibilitan la comprensión del mensaje y por ello niveles de respuesta y procesos de retroalimentación.
Una situación nueva implica potencialmente un alto grado de Incertidumbre, porque no existe manera de predecir cuales patrones establecidos se reconocerán y sirven para generar la información y al mismo tiempo qué probabilidad existe de que ésta genere otra y así sucesivamente. Esta probabilidad de ocurrencias genera mayor incertidumbre, lo que además le otorga mayor valor a la información, porque entonces el mensaje ya no solamente abarca el significado de lo que se dice sino de lo que se podría decir. En otras palabras, en esta relación se asocia la cantidad de información comprometida en el mensaje con la cantidad de conocimiento que lleva su contenido.
Comunicación empresarial:
Conjunto de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organización y entre ésta y el medio externo. Una disciplina cuyo objeto de estudio es la forma como se desarrolla el fenómeno comunicativo dentro de la organización y entre ella y el medio externo.
Un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se cruzan entre los miembros y dependencias de la organización y entre ella y su medio. También está destinado a influir en las opiniones, conductas, actitudes de los públicos interno y extemo de la organización, con el fin de que se cumplan mejor y rápidamente sus objetivos.
La comunicación es aquel proceso en el cual existe un intercambio de ideas, es aprender, conocer, compartir lo que se sabe y lo que se siente. También es la expresión que utiliza el ser humano para transmitir experiencias, sentimientos, etc.
Objetivos:
• Establecer relaciones y darnos a conocer como ser sociable
• Ayuda a resolver diferencias
• Expresar opiniones, sentimientos y experiencias
• Lograr relaciones interpersonales satisfactorias
Por lo tanto, la comunicación sin duda, es la habilidad que más se debe desarrollar tanto en los líderes como en sus seguidores. Es el proceso básico que facilita la interdependencia del sistema total y esta compuesta por un conjunto de canales concedidos para aportar, seleccionar, analizar y tomar decisiones.
La comunicación empresarial es la que ocurre dentro de una organización o un mismo ambiente. En un ambiente empresarial hoy en día existe la incapacidad de colocar a las personas en la situación de compartir lo verdaderamente humano.
Escuchar las peticiones, quejas y sugerencias de los seguidores no se traduce necesariamente en la obligación de darles una respuesta afirmativa, sino de entender una necesidad emocional. Cuando alguien va acumulando molestias, confusiones, frustraciones e inconformidades, tarde o temprano deberá la persona encargada de la sección empresarial liberar la presión que esta les ocasiona, si esto no se soluciona a tiempo, la organización corre el riesgo de sufrir grandes trastornos a nivel laboral y productivo.
En la empresa surge la necesidad de que los empleados ventilen y expresen todo aquello que les molesta o necesitan. Hay que tener cuidado de no engancharse emocionalmente con los trabajadores pero tampoco dejar de llevar un diálogo afectivo y emocionalmente correcto.
Convencimiento y negociación: Una de las habilidades que todo superior debe desarrollar es la de generar territorios comunes en los que pueda construir alianzas y consensos, toda vez que en cualquier relación humana se interactúe con personas que tienen valores, metas y puntos de vista diferentes.
Tipos de comunicación:
En una empresa existen varios tipos de comunicación vamos a ver algunos de ellos:
Sensibilización: En los trabajadores se desarrolla una alerta particular frente a su entorno y al manejo de las consecuencias de las decisiones tomadas. La sensibilización se refiere a la percepción macroscópica de la vida empresarial, como ocurre con la intuición, cosas que se deben manejar en este ambiente a su máxima expresión para evitar el fracaso organizacional.
Informal: Se manejan emociones y sensaciones que surgen en forma espontánea, se usa en la comunicación horizontal y en los grupos informales no esta controlada por los ejecutivos y satisface la necesidad de interactuar sin usar un canal formal transmitiendo mensajes en forma explícita y no sigue un conducto regular.
Formal: Es la que ofrece mensajes oficiales que se presentan generalmente por escrito y en dirección vertical siguiendo un conducto regular. Ejemplo: Memorando, cartas, informes, correos electrónicos.
Ascendente: Se dirige de inferior a superior. Ejemplo: operario a supervisor.
Descendente: Se dirige de superior a inferior. Ejemplo: supervisor a operario.
Lineal: Es la que se dirige hacia un mismo rango. Ejemplo: supervisor a supervisor.
Asertiva: Comportamiento que asume la persona abiertamente en forma directa y honesta ante una situación. Se utilizan palabras para comunicar lo que piensa y se siente haciendo preservar su derecho sin dañar al otro.
El objetivo es ser libre en toda la extensión de la palabra. La libertad es un derecho natural de la persona sin importar la edad, el sexo, o cualquier otra diferencia. Gracias a la libertad podemos realizar aspiraciones, un mejor nivel de vida, formar hijos para que aprendan a tomar mejores decisiones, buscar un lugar adecuado de vivencia, participar de manera afectiva en la sociedad; todo esto es necesario para trasladar los valores a nuestro lugar de trabajo desempeñándonos perfectamente en nuestro campo teniendo en cuenta que reflejamos nuestras emociones y sentimientos en todas y cada una de las cosas que realizamos.
Comunicación oral: Todas aquellas comunicaciones orales que se producen dentro de la empresa; cuyo contenido de carácter profesional, como por ejemplo las estrategias de mercado, la política de precios o el lanzamiento de un nuevo producto, deben ser confidenciales. La comunicación personal así como la utilización de equipos, para la transmisión de información deben tener un carácter estrictamente privado y confidencial. La revelación y el descubrimiento son un delito contemplado en la constitución.
Las comunicaciones orales dentro del ámbito de la empresa son las siguientes:
Directa: El emisor y el receptor intervienen alternativamente. En los tipos de comunicación esta la física donde se maneja la entrevista, una reunión etc.
Diferida: Transcurre un tiempo desde que el emisor envía el mensaje y el receptor lo recibe por medio de un contestador automático, buzones de voz, etc.
Externa: Se realiza entre dos o más personas que no pertenecen a un mismo ámbito como las comunicaciones con proveedores, clientes, organismos oficiales, etc.
Pero también intervienen dependiendo el número de personas:
Individual: Cuando el emisor y el receptor son solamente una persona como por ejemplo: una reunión entre jefes de mantenimiento y el jefe de personal.
Colectiva: Cuando interviene un grupo de personas como por ejemplo el debate, una conferencia, etc.
ACEPCIONES:
Una definición de Comunicación Empresarial contiene tres acepciones:
Primero que todo es un fenómeno que se da naturalmente en toda organización, debido a que es el proceso social más importante y consustancial a toda forma de relación humana. Constituye el total de mensajes que intercambian entre sí y en medio, los integrantes de la organización.
Este conjunto de mensajes se intercambia en todos niveles y de diversa manera, a través de canales interpersonales o de medios de comunicación establecidos. Puede emplear canales no verbales, utilizar estructuras formales y no formales de la organización, viajar en forma horizontal, vertical o diagonal a través de la pirámide organizacional circular dentro de ella o sale de sus fronteras.
La segunda acepción considera la comunicación organizacional como una disciplina cuyo objeto es estudiar la forma como se da el fenómeno comunicativo al interior de la empresa, en la empresa con el medio y entre empresas.
La tercera acepción aborda la comunicación como un conjunto de técnicas y actividades orientadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes cruzados entre los miembros de la organización y de ésta con su medio. También ver como influye en las opiniones, actitudes y conductas del público. Estas técnicas y actividades deben partir de la investigación porque es a través de ellas como se conocen mejor los problemas y necesidades. Así será mas provechoso el resultado de los programas establecidos.
Conceptos afines con la comunicación empresarial:
Comunicación interna: Conjunto de actividades comunicativas efectuadas al interior de la organización para la creación y mantenimiento de las buenas relaciones con y entre sus miembros, por medio del uso de diferentes medios de comunicación que los mantienen informados, integrados y motivados para contribuir con su trabajo al logro de los objetivos de la organización.
Comunicación externa: Conjunto de mensajes emitidos por la organización hacia los diferentes públicos externos, encaminados a mantener y/o mejorar sus relaciones con ella; también a proyectar una imagen favorable o remover sus productos o servicios.
El sistema compartido de símbolos referentes es indispensable para la comunicación. Esto implica un intercambio de símbolos comunes porque debe haber un grado mínimo de experiencia común y de significados compartidos.
La comunicación fracasa cuando se dan suposiciones erróneas entre los comunicantes respecto del significado de los símbolos, debido a que estos son relativos, lo que posibilita la interpretación subjetiva. Cada persona interpreta una situación de manera diferente, obedeciendo a estímulos relacionados con sus aprendizajes, personalidad y expectativas.
Dicho de otra forma, las palabras que describen los hechos no tienen significados en sí mismas; son las personas quienes le asignan los significados. La comunicación es información porque como ya se dijo, permite reducir los niveles de incertidumbre acerca del futuro y también permite buscar alternativas respecto a la forma como debemos comportarnos socialmente.
No hay comentarios:
Publicar un comentario