miércoles, 27 de abril de 2011

TEMA 2 Relaciones Públicas

Conjunto de actividades y programas de comunicación persuasiva efectuados por cualquier organización, para crear y mantener buenas relaciones con sus diferentes públicos externos y para proyectar ante ellos su imagen favorable.
Existen otras definiciones de relaciones públicas importantes de tener en cuenta:
Las relaciones públicas constituyen el arte para lograr que la compañía resulte agradable a sus empleados y clientes y, a la vez que genere respeto. Las relaciones públicas consisten en descubrir lo que al público le gusta sobre la empresa y mejorarlo aún más; descubrir lo que a la gente le disgusta sobre la empresa y superar las deficiencias.
Según Marston "Las relaciones públicas son la función gerencial que evalúa las aptitudes públicas, identifica las políticas y procedimientos de una organización con el interés público, y ejecuta un programa de acción - comunicación - para ganar aceptación y entendimientos públicos".
Elementos
En este concepto se explicitan elementos importantes para tener en cuenta como son:
Función Gerencia: Políticas y procedimientos, investigación y acción. Estos elementos indican que las relaciones públicas son parte fundamental de la naturaleza de la organización. El término interés público también es importante porque traduce el intento de hacer que las acciones resulten atractivas para él y que no se intente engañar.
Las relaciones públicas son comunicaciones bilaterales que contribuyen a la creación de las políticas, por lo tanto las explica, difunde, promueve y defiende ante el público para asegurar el mutuo entendimiento y la buena voluntad.
Las relaciones públicas son utilizadas con mucha frecuencia como una actitud defensiva, para compensar los errores de la gerencia en su trato con el público. Cuando se presenta una situación de crisis; como por ejemplo, huelgas, demandas o investigaciones, la gerencia recurre a la acción de las relaciones públicas para mediar y hallar una solución. Esta estrategia de intentar superar la opinión pública desfavorable, es llamada "la alarma de fuego".
Es importante anticipar puntos problemáticos por medio de la planeación, enfatizar en las prácticas preventivas de las relaciones públicas, porque las relaciones públicas por sí solas no logran captar toda la confianza y el respeto del cliente. El prestigio empresarial no se adquiere de la noche a la mañana, sino que es preciso emprender una acción sistemática y planificada de comunicaciones empresariales. Es por ello que las relaciones públicas no son ni el sustituto de la gerencia, ni la cura milagrosa para las malas políticas y la falta de calidad en productos y servicios.
En las actividades de relaciones públicas la comunicación tiene como objetivo la persuasión y por ello ésta debe ser el resultado de la actividad de las relaciones públicas. El público generalmente tiene conciencia de esta intencionalidad, lo que no necesariamente entraña hostilidad y desconfianza de los clientes. Por el contrario, si el proceso comunicativo genera confianza se obtiene una efectiva acción de persuasión.
La credibilidad posibilita la persuasión en la medida en que el comunicador comparta antecedentes o experiencias comunes con el público. Los testimonios y los ejemplos también contribuyen a lograr la persuasión del público. El testimonio. la evidencia y la prueba son elementos valiosos para persuadir, pero la argumentación no será todo lo válida que se pretenda, si el comunicador no tiene credibilidad, porque los receptores tienden a creer aquello todo que concuerda con su información previa y dudan de todo lo que sea contrario a ella.
Son mensajes emitidos por los diferentes medios de comunicación masiva que buscan promover o aumentar las ventas de los productos o servicios de la organización.
Las comunicaciones en las relaciones públicas
La comunicación es el proceso de transmitir y compartir significados entre las personas.
La persona es un ser social que necesita de la comunicación para interactuar con los grupos. En relaciones públicas la comunicación se refiere al proceso que hace posible la interacción de las personas con los grupos sociales respecto de los hechos, el grupo social como tal y sus relaciones, para llegar a un entendimiento mutuo.
Clasificación:
En relaciones públicas, las comunicaciones se clasifican desde dos puntos de vista:
• El primero, según su origen en internas y extemas.
• Segundo, según su intencionalidad, en formales e informales.
A su vez, la comunicación interna puede ser formal o informal.
• La comunicación externa necesariamente debe ser formal.
• La comunicación interna se genera y fluye al interior de toda la organización.
• Cuando es informal pude ser portadora tanto de buenas como de malas noticias, instrucciones, órdenes, sugerencias, comentarios positivos y opiniones favorables; pero en ocasiones son portadoras de chismes, rumores mal intencionados e información tergiversada que crean malos entendidos, mala voluntad, incomprensión y desconfianza.
Relaciones Públicas y Gerencia deben aprovechar la comunicación informal para desvirtuar los rumores, conjurar las reacciones negativas y aclarar situaciones generadas por políticas ambiguas y comunicación a medias.
La comunicación interna formal se realiza en dos sentidos: vertical y horizontal.
• En sentido vertical, sigue la cadena de organización de mando y autoridad de arriba hacia abajo y de dependencia, de abajo hacia arriba.
• La horizontal, fluye entre directivos, supervisores, coordinadores y jefes de grupo que pertenecen a un mismo nivel jerárquico.
Las comunicaciones externas son de carácter estrictamente formal y se sostienen con el macroentorno, es decir, todas las organizaciones con las cuales establece vínculos, incluyendo las instituciones gubernamentales y no gubernamentales.

Medios masivos de comunicación en las relaciones públicas

Son todos aquellos elementos, equipos, y maneras de dirigirse a los públicos en general, cuyo contenido comunicativo es esencialmente noticioso, de entretenimiento y de diversión. Prensa, radio, televisión, revistas, folletos, vallas, plegables, magazines, tarjetas de publicidad, volantes, correo electrónico, internet, equipos de comunicaciones telefónicos y estaciones satelitales. Los mecanismos de comunicación empleados por las empresas para ejercer las relaciones públicas son publicidad y propaganda
Publicidad. Divulgación mediante los medios masivos de comunicación de noticias, fenómenos, eventos o personajes, que tienen por objeto dar a conocer los aspectos más positivos del mundo gubernamental, empresarial, político, económico, social, cultural y religioso.
Propaganda. Es la publicidad específica de bienes, productos o servicios, que tiene como objetivo impulsar su comercialización, atraer y cautivar clientes y obtener utilidades.
Los medios de publicidad tradicionalmente conocidos son:
- Prensa que influye en la opinión pública, se publica cotidianamente y cubre áreas locales, regionales, nacionales e internacionales.
-Los periódicos: apelan a los intereses especiales de cada público con el fin de dar a conocer productos o servicios.
-Revistas: Además de publicar artículos e historias importantes editan mensajes, dibujos y fotos publicitarias. Son leídas y analizadas cuidadosamente por diferentes públicos y como tienen larga vida son conservadas para futuras referencias.
-Transmisiones por radio: La radio se caracteriza por ser un sistema de estación retransmisora que no tiene existencia física que el público pueda ver y sentir. En cambio puede ser escuchado en diversas estaciones, de una misma forma, por los oyentes. La actividad radial apoya las relaciones públicas y tiene la responsabilidad de convertir una señal radiodifusora no material en una verdadera comunicación a través de mensajes y de información vital que la hagan efectivamente real.
-Transmisiones por Televisión. Es un medio masivo de comunicación que transmite información y señales auditivas y de imágenes que pueden ser oídas y vistas en la misma forma por muchos públicos en distintas partes del mundo. Es más real y vende más debido a la influencia de las imágenes y mensajes. Su carácter repetitivo cala en la mente del público hasta llegar a ser de fácil aceptación.
Estos tres medios masivos de comunicación transmiten noticias generales y de negocios, así como también publicidad financiera, publicidad de productos y publicidad de servicios. El objetivo de la comunicación en sistema noticioso, es la de proporcionar información ágil, veraz y oportuna. Se considera información porque es de una sola vía.
Las revistas, folletos, magazines y plegables son medios masivos de comunicación propios de las relaciones públicas, muy efectivos porque legan directamente al público de una manera tangible y que puede consultar cada vez que lo desee.
Los empleados de la empresa también están comprometidos en la labor de relaciones públicas, especialmente en el aspecto de la información, desde el portero, la recepcionista personal y telefónica, el grupo responsable de las relaciones públicas hasta la alta gerencia.
La conducción de las acciones de relaciones públicas le compete al Grupo de Relaciones Publicas. En él se originan todas las comunicaciones que establecen relaciones con prensa, radio y televisión con el fin de entablar negocios con otras empresas y tener contacto con sus diferentes públicos.
-El correo electrónico y el Telefax: se caracterizan por la transmisión y recepción simultánea de los mensajes.
-La Internet. Sistema de comunicación e información computarizada a nivel mundial, que opera a través de la tecnología de la informática, mediante páginas Web .
Departamento de relaciones públicas
El personal que conforma el Departamento de Relaciones Públicas tiene la responsabilidad de planear, organizar y ejecutar las actividades comunicativas utilizando medios para la comunicación masiva y produciendo mensajes dirigidos a diferentes públicos. Debe asesorar a los ejecutivos para que puedan realizar sus labores con efectividad.
El Departamento de Relaciones Públicas tiene la responsabilidad de administrar las labores propias, unificar y coordinar fundones, eliminar la duplicidad de actividades y proporcionar los conocimientos especializados esenciales para la producción de materiales de comunicación.
Funciones:
Las principales funciones del Departamento de Relaciones Públicas son:
• Interpretar para la gerencia, la opinión pública mediante el acopio de información a través de los medios.
• Concientizar a la administración de las tendencias en pensamiento político, social y económico.
• Presentar a la gerencia los aspectos reales de situaciones operativas que inciden directamente en las relaciones de la empresa con sus públicos.
• Diseñar y ejecutar previa aprobación de la Gerencia General todos los programas de Relaciones Públicas.
Todo el Grupo de Relaciones Públicas trabaja en estrecha relación con los ejecutivos y directivos de la administración para realizar eventos, preparar los medios de comunicación e informar a los públicos, mediante el establecimiento de canales de comunicación que propicien las opiniones con las cuales el público expresa sus puntos de vista.
Publicidad institucional:
Conjunto de mensajes emitidos a través de los diferentes medios de comunicación masiva que persiguen crear en el público o recordarle una imagen favorable de su funcionamiento. Es un instrumento de las relaciones públicas. Es toda persona o grupos de personas, como objetivo de las relaciones públicas para informar y persuadir sobre la bondad y excelencia de sus productos y servicios.
También se dice que público es el grupo de personas que tienen intereses comunes definidos y orientados a determinadas actividades o áreas de la acción empresarial y que tiene opiniones comunes sobre los aspectos propios de ellas. Cada persona se identifica con varios públicos, cada uno de los cuales puede estar involucrado en el proceso de formación de opinión sobre uno o más temas motivos de controversia. Ejemplo: un empleado puede formar parte de un grupo étnico, familiar, de vecindario, social, político, educativo, profesional y afrontar problemas controvertidos, objeto de análisis de las relaciones públicas.
Opinión pública:
Es la opinión de una creencia que tienen en común los integrantes de un público sobre un suceso de importancia general. Son las decisiones de grupos de personas en relación con temas mencionados previamente identificados.
El proceso de formación de la opinión pública se genera con opiniones individuales de los miembros del grupo, cuyos puntos de vista se ven influenciados por el grupo. Por lo general después de una controversia o debate se llega a un acuerdo.
La opinión pública es una resultante compuesta, formada por las diversas opiniones de las personas y la interacción individual de los integrantes del grupo. Cuando esto se produce surge una característica distintiva del proceso de la opinión pública, en términos de un cambio muy especial llamado "mente de grupo", en el cual se combinan las opiniones de los individuos de un grupo para conformar la opinión pública. Así, la opinión pública es la expresión de todos los miembros del grupo que centran su atención en determinado suceso.
El proceso comienza con la interacción de actitudes individuales, fijaciones mentales y creencias relativas a un suceso. La opinión pública es esencialmente el producto de una vida colectiva mental y que por proceso democrático incluye la expresión de la mayoría, incorporando también la expresión de las minorías.
Quien forma parte de un grupo manifiesta ciertas características en la forma de pensar y de comportarse que contribuyen a la formación de la opinión pública.
Características de los grupos de opinión pública:
Identificación: Se traduce en la pertenencia al grupo en términos de significados y valores.
Conformidad: Descarta su opinión personal para aceptar la que prevalece en el grupo. Ella le asegura la aceptación y aprobación del mismo.
Anonimato: Le asegura el no ser destacado cuando no está dispuesto a expresar sus opiniones sobre temas de controversia.
Simpatía: Aceptación y entendimiento mutuo
Nobleza: Se identifica por la posición de idealismo y dignidad con que las personas expresan sus puntos de vista. Conlleva también una dosis de orgullo.
Emocionalismo: Característica de los grupos cuando sus actitudes están influidas por los sentimientos y las emociones.
Racionalismo: Cuando se sustenta las opiniones desde el ejercicio de la razón.
Actitudes y formación de la opinión pública:
Por cuanto el objetivo básico de las relaciones públicas es medir, analizar, e influir en la opinión pública, es necesario entonces comprender el significado de las actitudes: Por qué las asumen, cómo lo hacen y el papel que juegan en el proceso de la formación de la opinión pública.
Una actitud es la reacción de un individuo ante un estímulo, a favor o en contra de una persona, organización o suceso. Representa la predisposición que expresa sentimientos de aceptación o rechazo. Las actitudes entran en receso hasta que son despertadas por una necesidad, emoción, suceso o situación.
Las actitudes pueden ser: positivas cuando inducen a una reacción favorable; negativas, inducen a reacciones contrarias; pasivas, no se forma una opinión sobre los sucesos que inducen al grupo; activas, cuando se expresa la reacción ante los intereses del grupo.
E l público le clasifica en Interno y Externo
Público interno:
Es aquel que consta de las personas que ya están conectadas con la empresa y con quienes existe una comunicación continua de trabajo. Se tipifica como los empleados de la empresa, la familia de los empleados, los proveedores, y los vecinos de la planta.
La cooperación del público interno o la falta de ella dentro de la empresa afecta las actividades en términos de ganancias o pérdidas. Entre el público interno es importante destacar:
Los empleados son el público interno más importante de la compañía y por ello es necesario prestarles toda la atención que se requiere. Cuando los empleados tienen pocos intereses en común, o poco apego a la organización, se generan graves problemas de comunicación que repercuten en la acción comunicativa externa de las relaciones públicas. Los empleados requieren de un alto grado de estímulos y motivación en términos de seguridad, estabilidad laboral, reconocimiento, oportunidades, respeto y participación.
Cuando se genera comunicación descendente entre la gerencia y los empleados, suele ser efectiva porque primero, es previamente concebida y segundo, los empleados están dispuestos a aceptarla. Por el contrario la comunicación ascendente generada de empleados hacia la gerencia, reviste menor seguridad y se califica como débil. Por lo general se realiza en términos de preguntas, sugerencias y una aproximación al diálogo. Infortunadamente esta comunicación no es valorada ni aprovechada por la alta gerencia y parte de ella pasa desapercibida.
Familia de los empleados: Los intereses del empleado son los intereses de su familia. Aunque sea posible que la familia no conozca mucho sobre las actividades del empleado en la empresa, se considera de vital importancia porque de ella depende en gran parte la felicidad, la sensatez y la productividad del trabajador.
Público accionista: Los accionistas conforman el público muy conectado con la compañía debido a que: representan la máxima autoridad de la empresa, son fuente considerable de fondos adicionales para la expansión y son importantes como apoyo político, ya que su influencia evidente en las relaciones de la compañía con otras empresas y entes gubernamentales.
La Comunidad: Son todas aquellas personas ubicadas alrededor del sitio donde funciona la empresa. Generalmente la empresa se dirige a ellos sistemáticamente como los clientes potenciales que adquieren sus productos o servicios y son considerados tanto público interno como externo. La comunidad se siente unida a la actividad empresarial y espera de ella ingresos, estabilidad, fuentes de trabajo, participación y a la vez es para ellos motivo de orgullo contar en su sector con empresas bien sea industriales o de servicios.
Público Proveedor: Es aquel que le vende productos o servicios a la compañía.
Público consumidor: Es aquel que consume o adquiere los productos o servicios que ofrece la Compañía Está compuesto por las personas que no necesariamente tienen relación con la empresa. Por ejemplo: los educadores, los miembros de la prensa, el clero, las autoridades, entre otras.
Público de prensa: Son aquellos que abren las puertas de la compañía hacia un mayor contacto con el resto de públicos a través del uso eficaz de los medios masivos de comunicación.
Público Educador: El público educador actúa como legitimador de los mensajes y la comunicación debido a la credibilidad de que goza en la comunidad educativa.
El Público Clerical: También actúa como legitimador de los mensajes de las relaciones públicas, aunque no declare esos mensajes directamente al público.
El Gobierno como público: Se considera el gobierno como público porque sus actitudes tienen efectos concretos y directos sobre los capitales de las empresas y por sus relaciones con el sector empresarial privado.

Funciones de las relaciones públicas
El concepto de funciones de las relaciones públicas se interpreta como el proceso de establecer políticas públicas, asegurar la acción sobre esas políticas y comunicar al público la información sobre las mismas, de tal manera que se realice un intercambio bilateral de información entre la organización y sus públicos.
En este proceso cobra capital importancia el planear y el escuchar, así como la continua evaluación objetiva de la aportación gerencial en este intercambio, donde el principal objetivo es la creación de la opinión pública favorable.
Funciones principales
Información Pública: Sigue y analiza el desarrollo de todas las actividades empresariales, selecciona las de interés público para darlas a conocer, en beneficio de ambas partes. Se vale de los medios de comunicación masiva: fotografía, exhibiciones, prensa, radio, cine, televisión, propaganda institucional.
Publicaciones: Se recogen materiales escritos y gráficos para transformarlos en diferentes publicaciones, utilizando arte, gráficos e impresos.
Divulgación: Se basa en el montaje de programas y campañas, especialmente de contenido cultural que se adelantan como actos pedagógicos de formación para exponerlos a grupos seleccionados paras realizar estas tareas.

Funciones secundarias

Documentación: Orienta a la empresa con respecto a las características y detalles que los directivos necesitan conocer para definir la misión y visión y reorientar los objetivos.
Enlace: Organiza, atiende y desarrolla la vida protocolaria y social de la empresa y constituye la clave misma de las relaciones públicas. Lo hace por medios de actos.
Capacitación: Corrige errores en el trato con el público y promueve el entendimiento y aplicación de normas del oficio. Esta función debe cumplirse en consonancia con los servicios y técnicas de mejoramiento continuo del recurso humano.
Circulación: Pone en movimiento, da vida y alcance de un modo organizado y sistemático a diferentes materiales e instrumentos de relaciones públicas. Lo hace mediante prensa, radio, fotografía, cine, televisión y medios gráficos.
Perfil del relacionista público
Aspectos Intelectuales:
Facilidad para integrar conceptos y procesos en forma rápida y oportuna
El Capacidad de Comprensión, análisis, síntesis, abstracción conceptual, juicio, y discernimiento
Criterio e ingenio
Factores personales:
Excelente presentación personal
Estabilidad emocional, seguridad en sí mismo, seguridad en la toma de decisiones
Excelente manejo de las relaciones interpersonales, empresariales y públicas
Lealtad, discreción y sentido de pertenencia
Integridad
El Cultivo de valores éticos y morales
Conocimientos:
El Conocimiento de la empresa
Conocimiento del Departamento de Relaciones Públicas
Formación técnica, tecnológica o profesional en relaciones públicas y áreas afines
Habilidad en el manejo de las competencias comunicativas
Capacidad para hablar y escribir el español y el inglés
Conocimiento y manejo de los equipos modernos de comunicación
Capacidad para la organización de eventos como actividad de las relaciones públicas
La (o el) Relaciónista Pública está llamada a ocupar una posición de asesoría de la alta gerencia y además de los conocimientos y cualidades personales debe demostrar experiencia y también sabiduría. Debe inspirar confianza en los directivos y en el público. Además de los requerimientos del perfil ya enunciados, debe tener conocimientos de psicología, economía, administración y literatura, además destrezas y habilidades en la radiodifusión y la publicidad.
La secretaria, la/el relacionista público
y las relaciones públicas
Las comunicaciones empresariales, en el contexto de las relaciones públicas, exigen de la secretaria técnica profesional o la Asistente administrativa, el desarrollo de las habilidades comunicativas, en términos de competencias lingüísticas, debido a que en el ejercicio de su profesión debe desempeñar la función de atención y servicio al cliente, como columna vertebral de su quehacer cotidiano.
El primer requisito es el conocimiento y dominio de dos idiomas, español e inglés, verbal y escrito. Escrito porque debe procesar (redactar y elaborar) textos continuamente, tales como cartas, memorandos, actas, constancias y certificados, informes entre otros; donde la sintaxis, la semántica, la ortografía y la concordancia estén presentes para asegurar la claridad, precisión y concreción de las comunicaciones escritas.
Además, debe desarrollar competencias comunicativas en la oralidad, porque la mayor parte del tiempo establece comunicación verbal con clientes internos y externos en el desarrollo de las relaciones interpersonales y de negocios.
Las habilidades comunicativas verbales, las precisa explícitamente para la atención de clientes en forma directa (frente a frente), y a través de los equipos de telecomunicaciones telefónicas.

TEMA 1 Comunicación Empresarial

Aún cuando el tema de la comunicación fue tratado anteriormente, es necesario abordarlo aquí, desde la perspectiva organizacional. La comunicación empresarial descansa sobre tres conceptos fundamentales: Organización, información y comunicación.
El concepto de Organización como sinónimo de empresa
Organización de una empresa: Se considera organización el proceso mediante el cual se logra coordinar el trabajo de grupos de funcionarios junto con los recursos y elementos necesarios para desarrollar eficazmente las actividades de una empresa.
Organización formal: Es la organización oficial en la que se establecen claramente objetivos, metas y relaciones donde cada grupo de empleados tienen establecidas sus funciones.
Organización: Es Seleccionar y agrupar sus actividades. Determinar a cada grupo funciones específicas. Asignar a cada grupo administradores que supervisen, coordinen y respondan por el trabajo. Cambiar e intercambiar las actividades de los grupos.
La información:
"Surge como el antídoto contra la incertidumbre" Esto significa que en primer lugar, debe haber unos patrones establecidos para generar información en situaciones perfectamente estructuradas y predecibles y además, la intención de reducir efectivamente esos niveles de incertidumbre, mediante la información. Son ideas muy relacionadas pero diametralmente opuestas. A medida que la información aumenta los niveles de incertidumbre disminuyen y viceversa.
La comunicación:
Toda información no necesariamente contiene un valor comunicativo, pero toda comunicación si contiene información. Para que exista comunicación la información debe ser traducida a un código simbólico común para las partes comprometidas, así como las asociaciones entre los símbolos y sus referentes deben ser compartidas.
Los referentes nombrados por los símbolos son los objetos o situaciones dadas, los acontecimientos, las personas, sentimientos reales formados por el significante que es el objeto en sí y el significado que es la representación mental.
Cuando las personas comprometidas en el proceso comunicativo realizan asociaciones similares entre los elementos del símbolo, tendrán mayor éxito en su comunicación, pero cuando estas asociaciones difieren, la comunicación pierde efectividad.
Cada persona interpreta un evento de manera diferente y selecciona los estímulos más compatibles con su personalidad, sus experiencias, modo de vida, conocimientos y expectativas, debido a que los significados están en las personas y no en los mensajes. En este orden de ¡deas, las palabras por sí mismas carecen de significados y más bien estos le son asignados por las personas.
La comunicación es información, porque además de reducir los niveles de incertidumbre para el futuro, permite desarrollar perspectivas respecto a la manera como debemos comportarnos socialmente. La comunicación es más específica que la información porque precisa patrones comunes para expresarse con símbolos compartidos, fácilmente identificables y que posibilitan la comprensión del mensaje y por ello niveles de respuesta y procesos de retroalimentación.
Una situación nueva implica potencialmente un alto grado de Incertidumbre, porque no existe manera de predecir cuales patrones establecidos se reconocerán y sirven para generar la información y al mismo tiempo qué probabilidad existe de que ésta genere otra y así sucesivamente. Esta probabilidad de ocurrencias genera mayor incertidumbre, lo que además le otorga mayor valor a la información, porque entonces el mensaje ya no solamente abarca el significado de lo que se dice sino de lo que se podría decir. En otras palabras, en esta relación se asocia la cantidad de información comprometida en el mensaje con la cantidad de conocimiento que lleva su contenido.
Comunicación empresarial:
Conjunto de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organización y entre ésta y el medio externo. Una disciplina cuyo objeto de estudio es la forma como se desarrolla el fenómeno comunicativo dentro de la organización y entre ella y el medio externo.
Un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se cruzan entre los miembros y dependencias de la organización y entre ella y su medio. También está destinado a influir en las opiniones, conductas, actitudes de los públicos interno y extemo de la organización, con el fin de que se cumplan mejor y rápidamente sus objetivos.
La comunicación es aquel proceso en el cual existe un intercambio de ideas, es aprender, conocer, compartir lo que se sabe y lo que se siente. También es la expresión que utiliza el ser humano para transmitir experiencias, sentimientos, etc.
Objetivos:
• Establecer relaciones y darnos a conocer como ser sociable
• Ayuda a resolver diferencias
• Expresar opiniones, sentimientos y experiencias
• Lograr relaciones interpersonales satisfactorias
Por lo tanto, la comunicación sin duda, es la habilidad que más se debe desarrollar tanto en los líderes como en sus seguidores. Es el proceso básico que facilita la interdependencia del sistema total y esta compuesta por un conjunto de canales concedidos para aportar, seleccionar, analizar y tomar decisiones.
La comunicación empresarial es la que ocurre dentro de una organización o un mismo ambiente. En un ambiente empresarial hoy en día existe la incapacidad de colocar a las personas en la situación de compartir lo verdaderamente humano.
Escuchar las peticiones, quejas y sugerencias de los seguidores no se traduce necesariamente en la obligación de darles una respuesta afirmativa, sino de entender una necesidad emocional. Cuando alguien va acumulando molestias, confusiones, frustraciones e inconformidades, tarde o temprano deberá la persona encargada de la sección empresarial liberar la presión que esta les ocasiona, si esto no se soluciona a tiempo, la organización corre el riesgo de sufrir grandes trastornos a nivel laboral y productivo.
En la empresa surge la necesidad de que los empleados ventilen y expresen todo aquello que les molesta o necesitan. Hay que tener cuidado de no engancharse emocionalmente con los trabajadores pero tampoco dejar de llevar un diálogo afectivo y emocionalmente correcto.
Convencimiento y negociación: Una de las habilidades que todo superior debe desarrollar es la de generar territorios comunes en los que pueda construir alianzas y consensos, toda vez que en cualquier relación humana se interactúe con personas que tienen valores, metas y puntos de vista diferentes.
Tipos de comunicación:
En una empresa existen varios tipos de comunicación vamos a ver algunos de ellos:
Sensibilización: En los trabajadores se desarrolla una alerta particular frente a su entorno y al manejo de las consecuencias de las decisiones tomadas. La sensibilización se refiere a la percepción macroscópica de la vida empresarial, como ocurre con la intuición, cosas que se deben manejar en este ambiente a su máxima expresión para evitar el fracaso organizacional.
Informal: Se manejan emociones y sensaciones que surgen en forma espontánea, se usa en la comunicación horizontal y en los grupos informales no esta controlada por los ejecutivos y satisface la necesidad de interactuar sin usar un canal formal transmitiendo mensajes en forma explícita y no sigue un conducto regular.
Formal: Es la que ofrece mensajes oficiales que se presentan generalmente por escrito y en dirección vertical siguiendo un conducto regular. Ejemplo: Memorando, cartas, informes, correos electrónicos.
Ascendente: Se dirige de inferior a superior. Ejemplo: operario a supervisor.
Descendente: Se dirige de superior a inferior. Ejemplo: supervisor a operario.
Lineal: Es la que se dirige hacia un mismo rango. Ejemplo: supervisor a supervisor.
Asertiva: Comportamiento que asume la persona abiertamente en forma directa y honesta ante una situación. Se utilizan palabras para comunicar lo que piensa y se siente haciendo preservar su derecho sin dañar al otro.
El objetivo es ser libre en toda la extensión de la palabra. La libertad es un derecho natural de la persona sin importar la edad, el sexo, o cualquier otra diferencia. Gracias a la libertad podemos realizar aspiraciones, un mejor nivel de vida, formar hijos para que aprendan a tomar mejores decisiones, buscar un lugar adecuado de vivencia, participar de manera afectiva en la sociedad; todo esto es necesario para trasladar los valores a nuestro lugar de trabajo desempeñándonos perfectamente en nuestro campo teniendo en cuenta que reflejamos nuestras emociones y sentimientos en todas y cada una de las cosas que realizamos.
Comunicación oral: Todas aquellas comunicaciones orales que se producen dentro de la empresa; cuyo contenido de carácter profesional, como por ejemplo las estrategias de mercado, la política de precios o el lanzamiento de un nuevo producto, deben ser confidenciales. La comunicación personal así como la utilización de equipos, para la transmisión de información deben tener un carácter estrictamente privado y confidencial. La revelación y el descubrimiento son un delito contemplado en la constitución.
Las comunicaciones orales dentro del ámbito de la empresa son las siguientes:
Directa: El emisor y el receptor intervienen alternativamente. En los tipos de comunicación esta la física donde se maneja la entrevista, una reunión etc.
Diferida: Transcurre un tiempo desde que el emisor envía el mensaje y el receptor lo recibe por medio de un contestador automático, buzones de voz, etc.
Externa: Se realiza entre dos o más personas que no pertenecen a un mismo ámbito como las comunicaciones con proveedores, clientes, organismos oficiales, etc.
Pero también intervienen dependiendo el número de personas:
Individual: Cuando el emisor y el receptor son solamente una persona como por ejemplo: una reunión entre jefes de mantenimiento y el jefe de personal.
Colectiva: Cuando interviene un grupo de personas como por ejemplo el debate, una conferencia, etc.
ACEPCIONES:
Una definición de Comunicación Empresarial contiene tres acepciones:
Primero que todo es un fenómeno que se da naturalmente en toda organización, debido a que es el proceso social más importante y consustancial a toda forma de relación humana. Constituye el total de mensajes que intercambian entre sí y en medio, los integrantes de la organización.
Este conjunto de mensajes se intercambia en todos niveles y de diversa manera, a través de canales interpersonales o de medios de comunicación establecidos. Puede emplear canales no verbales, utilizar estructuras formales y no formales de la organización, viajar en forma horizontal, vertical o diagonal a través de la pirámide organizacional circular dentro de ella o sale de sus fronteras.
La segunda acepción considera la comunicación organizacional como una disciplina cuyo objeto es estudiar la forma como se da el fenómeno comunicativo al interior de la empresa, en la empresa con el medio y entre empresas.
La tercera acepción aborda la comunicación como un conjunto de técnicas y actividades orientadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes cruzados entre los miembros de la organización y de ésta con su medio. También ver como influye en las opiniones, actitudes y conductas del público. Estas técnicas y actividades deben partir de la investigación porque es a través de ellas como se conocen mejor los problemas y necesidades. Así será mas provechoso el resultado de los programas establecidos.
Conceptos afines con la comunicación empresarial:
Comunicación interna: Conjunto de actividades comunicativas efectuadas al interior de la organización para la creación y mantenimiento de las buenas relaciones con y entre sus miembros, por medio del uso de diferentes medios de comunicación que los mantienen informados, integrados y motivados para contribuir con su trabajo al logro de los objetivos de la organización.
Comunicación externa: Conjunto de mensajes emitidos por la organización hacia los diferentes públicos externos, encaminados a mantener y/o mejorar sus relaciones con ella; también a proyectar una imagen favorable o remover sus productos o servicios.
El sistema compartido de símbolos referentes es indispensable para la comunicación. Esto implica un intercambio de símbolos comunes porque debe haber un grado mínimo de experiencia común y de significados compartidos.
La comunicación fracasa cuando se dan suposiciones erróneas entre los comunicantes respecto del significado de los símbolos, debido a que estos son relativos, lo que posibilita la interpretación subjetiva. Cada persona interpreta una situación de manera diferente, obedeciendo a estímulos relacionados con sus aprendizajes, personalidad y expectativas.
Dicho de otra forma, las palabras que describen los hechos no tienen significados en sí mismas; son las personas quienes le asignan los significados. La comunicación es información porque como ya se dijo, permite reducir los niveles de incertidumbre acerca del futuro y también permite buscar alternativas respecto a la forma como debemos comportarnos socialmente.


Proceso comunicativo
Comprender la importancia de la comunicación efectiva exige un sincero deseo de querer llegar al otro; de participarle nuestros pensamientos, sentimientos, emociones y sueños con la firme convicción de que seremos escuchados y así satisfacer la necesidad vital de comunicarnos y relacionarnos.
El proceso comunicativo puede considerarse como un circuito donde cada uno de los elementos que intervienen lo hacen dinámico y flexible. Veamos el siguiente esquema:
Circuito del proceso comunicativo
Emisor: Es la fuente desde donde se origina el mensaje que puede ser una persona, una organización, o gobierno; naturalmente que al interior de cualquier organización son los individuos quienes son los responsables del proceso comunicativo. Es la persona quien genera sus ideas y pensamientos donde refleja su forma particular de pensar, sentir y ser y especialmente sus propósitos al comunicarse. De esta fase inicial se desprende el segundo elemento. Es importante que el emisor reúna algunas características que son importantes a la hora de expresar el mensaje:
• Desear y necesitar establecer el proceso comunicativo.
• Situarse en el contexto del receptor; es decir, saber sobre los intereses.
• Motivaciones y expectativas del receptor.
• Generar y organizar sus pensamientos para crear un mensaje de acuerdo con un código o lenguaje compartido.
• Crear un ambiente agradable de tal manera que la emisión del mensaje fluya efectivamente.
• Manifestar el mensaje en forma clara para que sea comprendido y de esta forma, posibilite la respuesta.
Mensaje : Es el estímulo que la fuente trasmite al receptor, traducido en ideas que reflejan pensamientos, sentimientos o necesidades por comunicar.
El mensaje asta compuesto de símbolos que tienen significado común para los participantes del proceso comunicativo. El código es la traducción de la idea ya concebida en una forma de mensaje apropiado y conocido por ambos a la hora de ser transmitido. No solamente las palabras son el símbolo compartido y el idioma o lenguaje empleado es el código. Existe proceso comunicativo corporal y gestual, en un evento de comunicación cara a cara. La decodificación es entonces los significados compartidos que se tienen de tales expresiones. El mensaje debe reunir requisitos de credibilidad, oportunidad, claridad, utilidad, pertinencia, coherencia y continuidad.
Canal: Es el vehículo que transporta el mensaje de la fuente al receptor. Constituye el eslabón físico entre el emisor y el receptor. Pueden ser los medios de comunicación masiva y medios interpersonales.
Los medios de comunicación masiva posibilitan que un mensaje llegue a un gran número de receptores en forma simultánea. Los canales interpersonales que exigen un intercambio directo entre fuente y receptor, casi siempre cara a cara o a través del teléfono u otro equipo de comunicación.
Perceptor: Es el objeto de la comunicación, por ello las teorías modernas de la comunicación sostienen que el perceptor es el elemento fundamental de la comunicación. Si no hubiese perceptores a que fin elaborar mensajes, situarse en un contexto compartido, buscar un código común y esmerarse por hilar los significados? El perceptor es una persona, un gobierno, una organización.
Así como la fuente es la responsable de codificar el mensaje, el perceptor es el encargado de decodificar el mensaje; es decir, interpretarlo. Así como la codificación supone hablar y escribir, la decodificación implica leer y escuchar. Algunas características que debemos reunir como perceptores son:
• Abrir la mente positivamente al mensaje que llegará, sin prevenciones ni prejuicios.
• Encontrar aspectos interesantes del mensaje.
• Desarrollar la atención y concentración para no perder ideas importantes del mensaje.
• Sintonizarse con la fuente y buscar significados comunes.
• Evitar formarse opiniones sobre el emisor, que puedan restarle objetividad a la comunicación. Es necesario centrarse en el tema del mensaje propiamente.
• Juzgar el contenido del mensaje y no al perceptor.
• Aportar al emisor ideas relacionadas con el mensaje e indicarle con actitudes positivas la importancia del mensaje.
• Retroalimentarlo en forma crítica y positiva haciéndole entender con nuestra postura, gestos y preguntas que lo que nos dice es importante.
Retroalimentación: Es la respuesta del perceptor con respecto al mensaje recibido. La retroalimentación es importante para la fuente, pues con ella puede modificar los mensajes posteriores, lo que permite que retroalimentar sea un proceso dinámico y bidireccional. La retroalimentación puede ser positiva o negativa. Cuando es positiva la comunicación gana en efectividad. Cuando es negativa puede llegar a ser mucho más efectiva, porque posibilita las correcciones y situarse en el curso de acción adecuado.
Al interior de las organizaciones, la deficiente retroalimentación repercute en varias formas: descensos en la productividad, mala calidad de la producción, aumento del ausentismo del personal, falta de coordinación y conflictos internos.

Efectividad en el proceso comunicativo

Los efectos de la comunicación surgen como resultado de la transmisión de los mensajes. El término comunicación efectiva se refiere a los cambios en el comportamiento del perceptor, intencionalmente provocados por la fuente.
Resulta evidente que la efectividad del proceso comunicativo es responsabilidad de los participantes, pues el eficiente desempeño de cada uno es fundamental, así como factores de orden personal, organizacional externo e interno que lo afectan negativamente. Es importante entonces cuidar que el proceso comunicativo reúna las condiciones adecuadas para que se realice eficientemente y se logren los propósitos de efectividad cuidadosamente planeados por la fuente.
La comunicación organizacional debe cuidar aspectos esenciales como son: Planear con todo cuidado los mensajes por trasmitir, cuidando las palabras, los conceptos y sus significados.
Utilizar sistemas de codificación del mensaje, comprendidos en un contexto común. Determinar claramente los objetivos que persigue la comunicación. Establecer la oportunidad y pertinencia de la comunicación antes de lanzar los mensajes. Evitar dar rodeos para transmitir el mensaje. Este debe expresarse en términos de claridad y coherencia para su correcta interpretación. Reforzar el mensaje con actos relacionados con el mismo.
Funciones de las comunicaciones empresariales
La función significa la contribución a fin de mantener la estabilidad o equilibrio de la organización. Estas funciones pueden mirarse desde dos enfoques: Uno, dentro del contexto de la relación entre el superior y el subordinado, en razón del trabajo, los procedimientos organizacionales, la internalización de la cultura corporativa, su filosofía organizacional y la misión. Otro, en la totalidad de la organización donde se establecen tres funciones generales:
Función de producción:
Cuando la comunicación empresarial cuida la eficiencia racionalizada y cuidador programación de actividades, bienes y servicios. Se orienta hacia la producción. Por ejemplo, mensajes sobre presupuestos, materias primas, procesos de producción, control de calidad, entre otros. Los mensajes informan a los empleados sobre cómo realizar su trabajo, incluyen actividades de capacitación, establecimiento de objetivos, resolución de problemas, sugerencias y otros. Esta función implica actividad de comunicación relacionada directamente con la realización del trabajo como objetivo central de la organización.
Función de innovación:
Idea, práctica, sugerencia y objetivo que se precisan como nuevos dentro de la organización. Provoca una reacción específica en razón de lo novedosa que ella se perciba dentro del contexto. Se habla de dos clases de innovaciones, en el campo empresarial:
Innovaciones en la organización. Son aquellas que requieren un cambio en el comportamiento de cada empleado. Este cambio no obedece a la imposición organizacional sino que se gesta en el interior de la persona como resultado de una necesidad de mejoramiento y de una actitud de compromiso consigo mismo y con la empresa, a la cual siente que pertenece. Ejemplo: conformación y la participación de círculos de calidad, conformación de equipos de trabajo para analizar y resolver situaciones que afectan a todos, entre otras.
Innovaciones de la organización. Se adoptan como resultado de decisiones de la empresa. Ejemplo: la creación de un nuevo departamento o la fabricación de un nuevo producto. Cambia la organización general, no exactamente las personas involucradas en los procesos.
Función de mantenimiento:
Es aquella que afecta el mantenimiento de la autoestima de los individuos dentro del clima de las relaciones interpersonales con los demás miembros del grupo, así como el mantenimiento de las funciones de producción e innovación.
Las actividades comunicativas en esta función están dedicadas a la socialización de las personas que trabajan. Esta función se ocupa de la información y confirma la relación de la persona con el ambiente físico donde se desenvuelve. Confirma también la opinión de la persona como competente, valioso. Esta función es integradora y acrecienta la autoestima.
Clasificación de las comunicaciones empresariales
Comunicaciones Internas:
Conjunto de actividades comunicativas efectuadas por la organización, para la creación y el mantenimiento de las buenas relaciones con y entre sus miembros, mediante el uso de diferentes medios de comunicación que los mantienen informados, integrados y motivados para contribuir con su trabajo al logro de los objetivos empresariales. Son verbales (instrucciones, órdenes, sugerencias, charlas, conferencias y otras) y escritas (comunicados, circulares, tarjetas, periódicos, revistas, entre otros).
Comunicaciones Externas:
Conjunto de mensajes emitidos por cualquier organización a sus diferentes públicos externos, a través de los medios masivos de comunicación, encaminados a crear, mejorar o mantener relaciones con ellos, recobrar la buena voluntad, incrementar su prestigio institucional y promover sus productos o servidos. La función principal de entablar y mantener la comunicación externa le corresponde al Departamento de Relaciones Publicas de la organización.

Guía de Aprendizaje

SEMANA 3
¡Felicitaciones, ya hemos escalado 2 eslabones!
El individuo como ser social tiene la necesidad de comunicarse y como profesional es indispensable explotar esas habilidades para poder desempeñarse en el campo laboral, con empatía y eficiencia para llevar a cabo día a día las tareas de la gestión administrativa de las organizaciones.
La interacción nos fortalece, ya conformamos grupos, experimentamos un poco sobre el trabajo en equipo, liderazgo y toma de decisiones. Es el momento de llevar a la práctica nuestros conocimientos sobre:
La comunicación empresarial:
Veamos pues las actividades que debemos desarrollar en el transcurso de esta semana:
Realizar las lecturas de los textos propuestos sobre:
• Las Comunicaciones Empresariales
• Las Relaciones Públicas
Elaborar los siguientes informes:
  • Presentar un informe a su tutor, máximo y mínimo de tres hojas por tema, sobre las lecturas realizadas.
  • Con base en los temas estudiados en la presente semana y lo investigado por usted efectúe las siguientes actividades:
• Redacte el texto de una noticia para promover los servicios de la empresa EVENTOS NUEVO MILENIO, para ser emitida por radio durante 30 segundos.
• Elabore una tarjeta de invitación para el lanzamiento de un nuevo paquete de servicios de la misma empresa.
• Prepare una conferencia de cinco (5) minutos para promover la imagen corporativa de la empresa EVENTOS NUEVO MILENIO.

Comunicación empresarial

l eje fundamental de las relaciones de los seres humanos es la comunicación, y si la comunicación interpersonal es vital para el entendimiento mutuo y de afianzamiento de lazos afectivos, no es menos importante la comunicación empresarial puesto que la empresa como unidad está conformada por personas.
Toda acción comunicativa tiene como finalidad la persuasión y para persuadir es necesario poner en juego tres formas consideradas obligatorias por los clásicos griegos.
La primera el Ethos, la ética, la fuerza moral; el Logos, la coherencia en la argumentación; el Pathos, la pasión, la emotividad.
Si uno de estos elementos falta, la comunicación no tendrá la contundencia ni la fuerza necesaria para persuadir, para mover voluntades. La verdadera comunicación se establece en doble vía.

TEMA 3 Liderazgo y Toma de Desiciones

iderazgo
El liderazgo se puede considerar como el papel (rol) que desempeñan uno o varios individuos cuyos actos ayudan al grupo a lograr sus objetivos. Más específicamente, el liderazgo consiste en esa serie de acciones por parte de los miembros que permiten definir objetivos y estrategias del grupo. Además, lo mueven hacia esos objetivos, mejoran la calidad de las relaciones entre los miembros, desarrollan los sentimientos de unidad y cooperación y le facilitan la forma de conseguir recursos.
El liderazgo pues se relaciona con la Dirección del grupo hacia objetivos que el mismo líder determina o ayuda a determinar y a la conservación del grupo como tal. “Un individuo es un conductor o líder cuando sus ideas o acciones influyen sobre otros”.

Funciones del Liderazgo

El desempeño del liderazgo implica realizar varias funciones generales de gran importancia para el grupo. Las principales son:
• Intervenir en la determinación de sus objetivos.
• Mover y animar al grupo hacia esos objetivos.
• Facilitar la obtención de recursos necesarios para el logro de sus objetivos, representarlo en esa actividad.
• Mejorar la calidad de sus interacciones y relaciones interpersonales.
• Desarrollar, la unidad, armonía y sentimientos de cooperación en el grupo.
• Representar los valores del grupo sirviendo de modelo de imitación o émulo para sus miembros.
Se habla de funciones del liderazgo y no de las funciones del líder, porque una sola persona rara vez puede desempeñar con éxito todas las posibles tareas que componen dichas funciones. Más bien tienden a repartirse entre varios miembros que las desarrollan en el curso normal de la actividad grupal.
El liderazgo puede ser ejercido por varias personas, incluso simultáneamente, ya que sus funciones llegan a repartirse entre ellas.
Las características de la persona o personas que ejercen el liderazgo son variables: aspectos, situaciones de la vida grupal, objetivos, normas, actividades de los miembros, sus motivaciones y expectativas, tamaño y composición y otras variables propias de cada grupo, determinan la función y tareas que el grupo requiere en un momento determinado y, por ende, el tipo de persona que las puede desempeñar con mayor beneficio para el grupo.

Clasificación de las funciones del liderazgo

Las funciones que desempeña el líder se distinguen entre sí por el tipo de objetivo grupal, al que contribuye:
• Lograr metas específicas de producción. Ejemplo: Iniciar un trabajo de grupo, coordinar una tarea, avaluar la calidad de un producto, entre otros.
• Mantener al grupo y fortalecerlo. Ejemplo: Arbitrar en las disputas, animar el grupo, aclarar mal entendidos, entre otros.
Al líder le corresponde ser el más consciente de los problemas y el principal animador de las funciones grupales. El líder debe poder captar las necesidades y confrontarlas con los recursos disponibles para satisfacerlas. Hace el papel de conductor del grupo planeando y dirigiendo la realización de las tareas grupales.
“La función del liderazgo consiste en dirigir la actividad de un grupo”. “El deber del líder consiste en ayudar al grupo a cumplir sus objetivos, no los intereses particulares de un miembro”.

Implicaciones de las funciones de liderazgo

El partir del liderazgo como una función decisiva en la actividad del grupo nos lleva a plantear las siguientes implicaciones:
• El papel que cumple el líder en el grupo corresponde a funciones necesarias para su desarrollo.
• Muchas operaciones pueden servir a una función grupal, por lo que cualquier miembro del grupo podría ejercer la función del liderazgo en tanto sus conductos puedan servir a las funciones de producción y mantenimiento del grupo.
• Una misma conducta puede servir a las funciones de liderazgo en una ocasión y no en la siguiente, por cambios en el grupo o su situación.
• La conducta del líder varía según la naturaleza de la tarea del grupo porque lo que puede hacer para ayudar al grupo es distinto en cada caso.
• También las necesidades de mantenimiento del grupo influyen sobre la conducta del liderazgo, que deben atender a la conservación y unidad cooperativa de los miembros.
• Aunque en muchos grupos surgen personas especialistas en uno de los tipos de funciones, a veces el mismo líder las realizaba ambas. En este caso su problema radica en lograr un equilibrio adecuado en la atención que da a cada una.
• Los miembros tienen expectativas acerca de la conducta del líder frente a sus necesidades. De la medida en que éste responda adecuadamente a esas expectativas, sus actos serán aceptables para los miembros. Esto varía también de acuerdo con los cambios de situación del grupo. Por tanto, el líder debe ser oportuno al actuar en función de lo que se espera de él.
• El liderazgo es un sistema de conducta requerido por y para el funcionamiento del grupo, responde a sus necesidades de producir y mantenerse unido. Aunque teóricamente cualquier miembro del grupo puede ser líder, en la práctica sucede que se requieren ciertas capacidades, pero también el deseo de asumir las duras tareas que corresponden al líder, y la responsabilidad por el éxito o el fracaso del grupo en la realización de sus objetivos. De ahí que no todas las personas pueden o quieren ser líderes en una situación determinada. En el ser humano existe la capacidad potencial para dirigir y ser dirigido, pero a cada sujeto particular le resultará más o menos fácil y agradable hacer el papel de líder, de acuerdo con su personalidad y capacidades actuales. El resultado afecta al grupo por la tremenda influencia o del líder sobre las conductas de sus miembros, y por tanto será diferente en cada grupo. En síntesis, se puede afirmar que el líder varía en cada grupo según las características de ambos y de la situación de liderazgo tal como se presenta.
“La conducta del líder debe responder a las necesidades del grupo”.

Los tipos de Liderazgo y sus efectos

Entre las implicaciones de la función de liderazgo mencionemos que el modo de operar del líder influye en gran medida sobre las actividades grupales. Principales tipos de liderazgo y los criterios de su clasificación:
Por el origen del poder
De acuerdo con el origen del poder que detecta el líder, el liderazgo se clasifica en:
Líder Formal:
Se considera formal el líder que no es elegido por los miembros del grupo; su poder lo recibe de la organización, de la sociedad o de una persona o grupo que tiene el poder total sobre el grupo en que impone al líder formal.
Como se ve, es un líder impuesto al grupo. Esto lo reconoce y acepta su Autoridad (poder reconocido del líder) acatando sus órdenes y orientaciones y recibiendo de él premios o sanciones de acuerdo con su conducta.
El líder formal es nombrado y removido sin participación decisoria del grupo que debe adaptarse a su estilo personal. A veces se le rechaza, con lo que surgen conflictos de autoridad entre ambas partes. Puede suceder que el grupo presione para su remoción, pero esta decisión no le compete a él sino al que lo nombró.
En las organizaciones, el liderazgo formal se denomina Liderazgo Organizacional y es desempeñado por funcionarios ubicados en distintas posiciones dentro de la estructura jerárquica. Tienen mando sobre un número de subalternos y sobre ellos ejercen la autoridad que les confiere su cargo.
Líder Informal:
Es aquel miembro del grupo que éste elige para dirigirlos en una o varias actividades. Recibe el poder del grupo, quien puede removerlo cuando así lo juzgue conveniente. Por su responsabilidad ante el grupo que lo eligió debe identificarse más con los verdaderos valores y objetivos del grupo que con los de la organización o con otros grupos dentro o fuera de ella.
Un líder informal es aquel que reúne los valores y las normas de su grupo. Tiene la habilidad de percibir la situación en que se mueve el grupo y moverse en esa dirección más rápidamente que el grupo en conjunto. Su previsión en cuanto a los medios y a los fines que ayudará al grupo es superior, y por este motivo se le elige.
Liderazgo del equipo:
Se dice que el líder del equipo es la cabeza visible y también el responsable del triunfo o del fracaso. Los líderes afrontan la responsabilidad de su mandato de manera diferente. Algunos ejercen la autoridad como mecanismo para lograr la conformidad. Otros expresan que el equipo debe estar libre de conflictos y de presiones y, plenamente satisfecho para ser más productivo. Otros manifiestan que es importante respetar las jerarquías en todo lo relacionado con el flujo de comunicaciones, órdenes y mensajes para lograr los resultados.
Por su parte los miembros del equipo reaccionan de muy distinta manera ante los estilos de liderazgo, poniendo en juego sus propios valores. Este proceso puede darse de una manera fácil o por el contrarío, pueden surgir malos entendidos, confrontaciones y conflictos. De estas situaciones nace y se va desarrollando el espíritu que caracterizará y distinguirá el equipo. Además del estilo de liderazgo, la perfecta interrelación de los miembros del equipo debe encaminarse al triunfo, el que está indicado por:
• Productividad de carácter colectivo
• Creatividad de innovación
• Satisfacción de los miembros del equipo por los resultados obtenidos
Estrategias del trabajo en equipo
Según Robert R. Blake, existen cinco enfoques tácticos del trabajo en equipo:
Uno solo: Suponer que el esfuerzo de una sola persona no es trabajo en equipo carece de validez, porque las acciones de uno solo son parte fundamental de todo trabajo en equipo. A veces es necesario el trabajo en solitario, en beneficio del equipo.
Uno con uno: Esta interacción se da cuando dos miembros del equipo trabajan juntos en un momento dado.
Uno con algunos: Cuando un miembro del equipo requiere de la interacción de otros, pero no de todos, para desarrollar parte de un trabajo.
Uno con todos: Es cuando la tarea de uno de los del grupo requiere la colaboración de todos los demás.
Todos con uno: Se da cuando los integrantes del grupo centran su atención en una sola persona para ayudarle con el fin de que mejore su eficacia como miembro del equipo.
Formación de equipos de trabajo:
Basada en el contenido: En este método, la conformación del equipo se fundamenta en la adopción de un asunto, un proyecto o un problema alrededor del cual se centran los esfuerzos del equipo. Cuando el equipo se pone de acuerdo, con este fin adopta temas que representan la esencia de su actividad, como por ejemplo: la búsqueda de la excelencia, calidad con excelencia, por un objetivo común, entre otros.
En este caso el equipo coordina esfuerzos y hace que la calidad de los resultados recaiga sobre todos los miembros del equipo. Este método enfatiza sobre los resultados y presenta la debilidad de minimizar el proceso del trabajo; razón por la cual se presentan las siguientes situaciones:
• Los medios de participación resultan inadecuados
• Se tienen en cuenta las normas únicamente sobre el aspecto tratado
• No es flexible el rol del poder y de la autoridad
• Hay situaciones de autoengaño porque los aspectos reales del trabajo como son la creatividad, productividad y satisfacción, se atienden parcialmente.
Basada en el proceso: Con este método se persigue formar un equipo siguiendo una serie de medidas deliberadas para identificar y eliminar las barreras que se opongan al buen trabajo en equipo, y sustituirlas por comportamientos adecuados que lleven a la realización excelente. Los esfuerzos se centran en encontrar la mejor forma de estructurar el equipo. Se conocen cinco modelos de conformación de equipo basados en procesos:
• El método no directivo o de aceptación: Reconoce que todos los miembros del equipo sufren frustración en uno u otro momento y además, que la mayoría de los miembros a menudo no disponen de suficientes oportunidades para manifestar sus sentimientos a todo el equipo o hacia algunos de ellos. Como resultado los miembros del equipo van elevando muros alrededor de sí mismos que los aísla de los demás. Así es como se desarrollan hábitos de permanecer alejados y de evitar tratar temas delicados.
Este método planteado se orienta a que al interior del grupo, este tipo de problemas se resuelva favorablemente, mediando un asesor cuyo papel es permitir que los miembros del grupo expresen sus sentimientos en forma adecuada, de tal manera que sean comprendidos. En este orden de ideas se trabaja para que cada miembro del equipo sea consciente de las reacciones emocionales que él provoca en los demás y también a expresar lo que él siente de los demás.
El objetivo fundamental es librar al equipo de tensiones emocionales. Sus resultados son positivos, pues generalmente el efecto es acercar a las personas, promover la cohesión y elevar la moral individual y colectiva Sus deficiencias se centran en las relaciones humanas al considerarlas como su objetivo primordial.
Aunque se produce la catarsis debido a la sinceridad y al alivio de las tensiones acumuladas, el grupo pierde el rumbo en lo que respecta a la discusión de cuestiones relacionadas con la productividad.
También el método fomenta situaciones de debilidad al crear dependencia del asesor, por cuanto éste es un agente motivador del cambio, el equipo desarrolla dependencia hacia él,olvidando que puede desarrollar sus propios métodos y medios de participación.
• Método catalítico: En este método se conceden mayores responsabilidades al asesor para que entreviste a cada uno de los miembros del equipo, en privado y les suministre un cuestionario u otro tipo de instrumento para la investigación. Tiene también como objetivo, lograr la cohesión del grupo.
• Método de Confrontación: En este método el asesor se siente responsable de precisar aquellas situaciones de tensión entre los miembros del equipo y conseguir que quienes las padecen, mediante la reflexión las afronten y expresen para poner fin a la situación de malestar. La acción fundamental sucede cuando los miembros deben expresar con toda franqueza lo que sienten y piensan para establecer un diálogo abierto donde se analice la situación y se encuentren los correctivos y refuerzos.
• Método preceptivo: El asesor desarrolla trabajo persona a persona, analizando las competencias de cada miembro del equipo, la estructura y complejidad del trabajo y la asignación de las tareas. Con esta información el asesor puede recomendar las diversas formas de abordar el trabajo o, la creación de nuevos puestos de trabajo y proponer cambios en el sistema de información.
• Método de organización paralela o sistema colateral: Implica un sistema no jerárquico de personas que afrontan los problemas con nuevas perspectivas sin los obstáculos que impone el rango, la autoridad, los intereses creados o la desorganización.
Excelencia del trabajo en equipo:
El equipo que ignore la necesidad de tomar en consideración, la realización individual y colectiva, se quedó en el pasado y no se proyecta hacia el futuro. Un equipo proyectado al futuro comprende la responsabilidad que le compete para motivar y animar a las nuevas generaciones en su trabajo. Por ello está capacitado para atraer e incorporar al equipo talento humano excelente.
También afronta que es necesario cambiar para aceptar nuevos retos en términos de competencia, está preparado para ser capaz de responder ante un nuevo grupo de competidores también, capacitados; asimila las posibilidades de utilizar la tecnología de información instantánea y los modernos medios de comunicación, con los cuales puede ejercer el liderazgo. Los criterios para la conformación eficaz de un equipo de trabajo son:
• Atender los aspectos reales
• Participar activamente para lograr el éxito
• No depender continuamente de fuentes externas
• Responder ante la exigencia de cambios
• Evitar el riesgo del autoengaño cuando atiende a indicadores técnicos y novedades
• Realizar esfuerzos que sean activos y participativos. La pasividad no genera compromiso
• Orientar los procesos hacia los resultados. La productividad debe ser satisfactoria
• Integrar contenidos, procesos y resultados. Sin contenido el proceso es una ilusión; sin proceso el contenido es inestable y fugaz; sin contenido y sin proceso no hay resultado.
• Prevalecer un sentido de exteriorización de los problemas
Etapas para lograr la efectividad del equipo:
• Plantear la perspectiva de las posibilidades
• Diagnosticar teniendo en cuenta el presente y evitando el autoengaño
• Remediar los errores mediante un proceso activo que incluya la participación.
La efectividad del trabajo en equipo no conoce de niveles. Es tan importante entre los más altos ejecutivos, como en los administradores medios, supervisores de primera línea y el personal en general. La ausencia de trabajo en equipo en cualquier nivel o entre niveles limita la efectividad organizacional y acabará lentamente con toda la organización
Aunque parece fácil de lograr, en realidad no lo es; para llegar a ello es necesario realizar muchos esfuerzos y gestar una dinámica de cambio que ofrezca las posibilidades de mejorar el trabajo aunando esfuerzos y estableciendo responsabilidades.

Liderazgo Profesional
Se identifica el líder como el guía, el conductor de un grupo de personas que las orienta en la consecución de determinados objetivos, porque es quien demuestra mayor capacidad en la búsqueda de las maneras de lograrlo, para que redunden en beneficio de todos y cada uno.
Las características esenciales de un líder son: responsabilidad para asumir retos y afrontarlos, no confiar sus decisiones al azar, planear cuidadosamente las actividades y demostrar capacidad, persuasión e insistencia para lograr los resultados propuestos.
Estas capacidades deben orientarse hacia novedosos métodos y procesos para realizar el trabajo, en términos de tiempo, eficiencia, eficacia y efectividad, que le aseguren la asignación de nuevas responsabilidades muy importantes para el desarrollo de la organización.
Liderazgo es el arte de movilizar personas y talentos. Se inicia en la vida personal, al interiorizar conceptos tan importantes como la autovaloración, el respeto y la autoestima, valores en los cuales se fundamenta el liderazgo personal.
El líder consigue marcar la diferencia sobresaliente entre los demás integrantes del grupo. Para ejercer el liderazgo es necesario la presencia de aptitudes, desarrollo de habilidades y conocimientos. El líder piensa globalmente y trabaja localmente; va más allá del límite establecido, derriba barreras, impone nuevos retos y delimita otras fronteras.
EI líder fija un norte, movilizando el talento, crea espacios para el desarrollo de la capacidad individual al servicio del equipo de trabajo. Consigue derribar todos los obstáculos que puedan impedir la completa manifestación del talento humano; consolida en el grupo los principios de visión, concertación, oportunidad, credibilidad, dominio, tenacidad, perseverancia, comunicación, equilibrio, humildad, pertenencia y amor por su trabajo y su profesión.
El liderazgo profesional se alimenta originalmente de la seguridad personal y se va construyendo a medida en que la secretaria está en capacidad de realizar tareas complejas con mayores grados de perfección en comparación con otras personas. Cada empleado de la organización esta en capacidad de ser líder en su puesto de trabajo para lograr mejoras en los aspectos personal, profesional e institucional.
Los técnicos profesionales en secretariado, en Administración del Recurso Humano, en Archivo, el Asistente Administrativo, no son la excepción y deben estar preparados para asumir su rol de líder, con la seguridad de que al serle reconocida su labor, obtendrá mayor confianza y responsabilidades en su desempeño profesional.
El liderazgo exige que estos profesionales posean los conocimientos necesarios, habilidades y destrezas para operar y manejar las nuevas tecnologías de la información y la comunicación y ante todo sepa administrar, interpretar y comunicar toda la información que fluye permanentemente en la organización y a la cual debe dar respuestas positivas e inmediatas.
Deben saber planear su trabajo en forma inteligente, proponer nuevos métodos, innovar para romper con los sistemas rutinarios para realizar los trabajos., presentar alternativas de solución para la resolución de problemas y conflictos y realizar con efectividad todas las funciones propias del cargo.

Toma de Desiciones

El proceso de toma de decisiones se nutre de planear, organizar, decidir y actuar no solamente se toman decisiones, sino que además es necesario asegurarse de realizarlas en la práctica, bien sea en una acción personal o delegando su ejecución, siempre atentos al desarrollo de la actividad.
La toma de decisiones no es un asunto que se realice solamente con conocimientos. Se hace imprescindible desarrollarlo en la práctica. Inicialmente se realiza un ejercicio mental de lo que va a hacer y de la manera como se va a hacer, de tal forma que la persona se prepara para efectuar todo el proceso de toma de decisiones en una forma natural con la consecuente disminución de los niveles de tensión e inseguridad que a pesar de todo se generan.
Proceso de toma de decisiones:
• Definición del problema e identificación.
• Apropiarse del problema.
• Interpretación del problema.
• Generar alternativas.
• Analizar alternativas mediante evaluación.
• Decisión
• Ejecutar la decisión
• Evaluar. Controlar, hacer ajustes.
Tomar decisiones es una de las acciones mas comprometedoras de los profesionales y su éxito dependerá de la actitud que asuman para asegurar la participación y el interés del equipo; así como las motivaciones y el reconocimiento por los logros alcanzados. En el nivel de competencia en la toma de decisiones se supera día a día mediante actitudes decididas, entusiastas, llenas de seguridad y confianza que son el reflejo de su capacidad creadora e innovadora para asumir el trabajo, logrando los mejores resultados.
La toma de decisiones implica correr y afrontar responsablemente los riesgos que se presenten en el transcurso del trabajo en equipo. Es importante tener presente que los riesgos no se deben evitar, porque esto conlleva a resquebrajar la confianza y la voluntad del trabajo. El riesgo se asume y se afronta directamente para conocerlo, tipificarlo y establecer la gama de alternativas de solución que conduzcan al éxito de la decisión tomada.
“Puedes decepcionarte si fallas, pero si no lo intentas, seguro que fracasas”
Beverly Sills

TEMA 2 Trabajo en Equipo

Equipo
Conjunto de personas que:
• Tienen un fin u objetivo común.
• Interactúan unas con otras para lograr dichos objetivos.
• Se percibe a si mismo como parte del grupo.
Los equipos son una respuesta organizacional necesaria para alcanzar un conjunto de objetivos.
Un grupo organizado constituye la garantía para el trabajo organizado. Sin embargo eso no es suficiente; se hace necesario un cambio: movilizar los grupos para mejorar los resultados en lo que respecta a innovación, creatividad, calidad y productividad. Este cambio debe gestarse en el interior del grupo que trabaja en equipo.
No es acertado suponer que se logrará un efectivo trabajo en equipo con tan sólo reunir el suficiente personal con el suficiente talento para realizar el trabajo; tampoco cabe suponer que con definir claramente los objetivos se logrará efectividad y calidad en el desarrollo del mismo. Muchos grupos organizados han fracasado en el desarrollo de sus actividades en equipo, debido a la incapacidad para combinar e integrar sus esfuerzos individuales en el logro de objetivos comunes.
Aunque el talento individual es indispensable para el éxito del trabajo en equipo, la afinidad colectiva es imprescindible para obtener excelentes resultados. Esta afinidad combinada con la participación activa, responsable y oportuna de los integrantes, impone la diferencia fundamental entre el trabajo en grupo y el trabajo en equipo.
El trabajo en equipo es requisito para alcanzar la excelencia.
Este trabajo en equipo requiere de las personas como miembros integrantes del conjunto y cada persona pone al servicio del equipo todo su talento, en términos de conocimientos, responsabilidad, compromiso, experiencia y participación activa. Es entonces el personal, el recurso estratégico y el más importante con el que cuenta la empresa.
El trabajo en equipo exige el liderazgo personal. Al interior de cada participante reside su propio liderazgo. El líder proporciona al equipo cierta visión de las posibilidades futuras y además contribuye para asegurar el trabajo en equipo. De este modo, resulta más eficaz el desarrollo de las actividades, y esta estrategia combinada con motivaciones y compensaciones que moderan la resistencia, resulta mucho más eficaz para generar la participación. Otro ingrediente que beneficia el trabajo en equipo es la negociación.
Las condiciones anteriores proporcionan a los miembros del equipo seguridad y sensación de propiedad. Lo que los faculta para solucionar problemas, presentar alternativas y además poner de relieve muchas capacidades que tal vez creían no poseer.
Todo equipo tiene un líder, y éste debe identificarse con el pensamiento y el sentir de los demás; en esta medida será un excelente mediador y negociador y conducirá al equipo hacia el éxito. Cuando estas condiciones no están presentes, el equipo anda a la deriva y se limita a sobrevivir día tras día sin que su productividad contribuya para que la organización alcance sus objetivos de excelencia y calidad.
Formar un equipo significa seguir una acción deliberada para identificar y eliminar las dificultades y para sustituir las actuaciones inadecuadas por aquellas que conlleven a una realización excelente. El trabajo de equipo es un proceso plural; es decir, no lo puede realizar una sola persona.
Cuando la gente se reúne para formar un grupo, cada miembro aporta un mundo personal que integra conocimientos, valores, expectativas, motivaciones, sentimientos, experiencias, y aspiraciones. Además, todas ellas se relacionan y el modo como se relacionan es determinante para crear un clima positivo o negativo. En muchos casos los miembros se neutralizan entre sí, de tal manera que el resultado es la pasividad o la falta de eficacia. Esto quiere decir que el total resulta inferior a la suma de sus partes, también es posible que esa interrelación produzca esfuerzos insuficientes con los que no se logran los resultados esperados, expresado de otro modo, la suma de los esfuerzos arroja un resultado parcial.
Cuando los miembros del equipo interactúan profunda y eficientemente hasta lograr un estado trascendente que sobrepasa la contribución de cualquiera de sus miembros y la suma de los esfuerzos de todos los demás, el equipo logra un estado ideal denominado Sinergía: el total alcanzado es superior a la suma de las partes. Esto significa que él resultado obtenido por el equipo de trabajo ha sido superior a la suma de las contribuciones individuales. Ahí radica la esencia del significado de lo que es la excelencia del trabajo en equipo, y es cuando este tiene unos alcances impresionantes. La metodología a seguir para alcanzar resultados impresionantes puede establecerse así:
• Escucharse mutuamente
• Correlacionar la información compartida
• Confirmarla cuando estén de acuerdo
• Señalar los puntos en los cuales se está en desacuerdo
• Examinar los motivos por los cuales piensa distinto uno del otro
• Admitir la argumentación más clara cuando no se está seguro de la propia
• Identificar datos erróneos
• Estimularse, confrontarse y contradecirse abierta, sincera y positivamente.
• Desechar las ideas que se consideren equivocadas sin sentirse derrotado
• Encontrar alternativas de solución que sean congruentes
El trabajo en equipo resulta impresionante cuando los miembros tienen la seguridad del interés y del compromiso, y existe una buena disposición para buscar soluciones convenientes en aras de obtener los mejores resultados. Se dice que de esta manera existe la sinergia en el trabajo de equipo. El trabajo en equipo sinérgico exige inteligencia del equipo; demanda compromiso, actitudes positivas, esfuerzos y apoyo mutuo que posibilitan el mejoramiento para el logro de la efectividad.
La sinergia en el trabajo de equipo requiere de autoestima, profundo nivel de conocimientos, compromiso, respeto, responsabilidad y contribución tanto individual como del equipo.
Estos requisitos no pueden implantarse obligatoriamente, ni por autoridad y tampoco son producto de la casualidad.
Solamente tiene posibilidad de surgir cuando de la integralidad del colectivo emerge el interés por el resultado del equipo, la confianza, y el apoyo mutuo entre sus miembros.
El espíritu del equipo se reconoce tomando atenta nota de las actitudes, creencias y opiniones de los miembros, que se comunican a diario. En estas se incluyen las tradiciones y manera de actuar cotidianas que se evidencian al momento de tratar y resolver los problemas. Digamos que estos aspectos revelan la cultura del grupo, además de identificarlo y diferenciarlo de otros.
Equipos de trabajo
Las personas
Las que lo forman deben ser capacitados y deben comunicar claramente el objetivo, en este caso se debe buscar el perfil adecuado para que aporte al equipo, además se debe buscar una complementación. Se debe tener en cuenta el nivel académico, experiencia en trabajo en grupo, la edad, entre otros.
El grupo no sólo se debe mantener a nivel laboral, sino mirar las aficiones, los gustos y que estén relacionados continuamente en actividades diferentes a la labor.
Factores que intervienen en el trabajo en equipo
Conocimiento: De sí mismo y contribuir al mejoramiento del equipo y del grupo para una constante transformación del mismo.
Comunicación: Debe ser efectiva, saber escuchar para retroalimentarse, no despreciar a los demás miembros del equipo.
Motivación: Dar el crédito a las personas que están participando, realizar evaluaciones, dar incentivos y dar reconocimiento de acuerdo a esta evaluación, promover la superación.
Condiciones para el éxito de los equipos
• Claridad de metas.
• Tener un plan.
• Definición de roles.
• Comunicaciones claras.
• Comportamientos solidarios.
• Procedimientos bien definidos.
• Participación bien balanceada
• Reglas del juego claras.
• Hacer conciencia del proceso del grupo.
Utilizar el método científico.